Il pacchetto jAm applicativo prevede la gestione completa degli atti amministrativi, seguendone l'Iter burocratico in modo del tutto conforme alle leggi 142/90 e 241/90 e successive modifiche.
Si divide in quattro macro aree: Delibere, Determine, Ordinanze Sindacali, Commissioni.
Per le macro aree Delibere e Determine è prevista l’integrazione con il programma di Contabilità del pacchetto jSibac per l’attestazione della copertura finanziaria e per la liquidazione di spesa.

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Un primo livello d'integrazione consiste nella sola interrogazione degli archivi contabili per quanto concerne i capitoli di spesa per centri di competenza.
Il livello più elevato consente, invece, l'inserimento delle proposte di prenotazione d'impegno di spesa (chiaramente dietro specifica abilitazione) direttamente dalla fase di compilazione delle proposte di delibera o determina.


Gestione Delibere
Il programma gestisce l’iter burocratico in maniera dinamica e prende avvio dall’inserimento dei dati della proposta di deliberazione, con la stesura del relativo testo e l’espressione dei pareri di regolarità tecnica e contabile, fino ad arrivare a procedere verso la gestione vera e propria della delibera (trasformazione automatica della proposta in delibera, gestione delle presenze degli Assessori/Consiglieri, gestione della pubblicazione e della esecutività).
Le diverse funzioni, stesura della proposta, generazione automatica dell’ordine del giorno e stampa del relativo avviso di convocazione, trasformazione della proposta in delibera ed inserimento dei dati relativi alla presenza/assenza dei componenti della giunta o del consiglio, le notizie di pubblicazione, esecutività, ai capigruppo consiliari, alla prefettura, vengono gestite dai diversi uffici competenti grazie ad un controllo di accesso alle funzioni, determinato dal livello di permessi forniti dalle password attribuite dal responsabile e dal singolo profilo utente/gruppo di appartenenza.

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L’amministratore del sistema definisce per ogni unità (ufficio, settore o singolo operatore) il profilo utente, limitando la visibilità e la modifica alle sole informazioni di sua competenza e garantendo, così, la riservatezza dei dati.
Infatti, operando in rete locale, le proposte di delibera con i relativi testi, possono essere predisposte dai singoli uffici comunali e, una volta completata la stesura del provvedimento, viene mandata via mail la notizia ai soggetti preposti ad esprimere i diversi pareri, con notifica di avvenuto complemento della prima fase dell’iter; questi soggetti, nel loro modulo proposte, possono prendere visione di oggetto, testo, e quindi approvare o respingere la proposta (con eventuale motivazione).

Quando la proposta è completa in tutte le sue parti, l’Ufficio Segreteria potrà utilizzare il database condiviso degli archivi e il repository documentale per tutte le operazioni successive:
• redazione e stampa automatica degli Ordini del Giorno

e dopo la seduta e l’eventuale approvazione:
• numerazione automatica della delibera
• gestione delle presenze/assenze dei partecipanti alla seduta
• eventuali modifiche da apportare al testo della proposta
• pubblicazione automatica all’Albo Pretorio on-line (è prevista l’integrazione con il pacchetto Albo Pretorio jSibac)
• creazione automatica delle lettere di trasmissione (Prefettura, Capigruppo, Difensore civico, Corte dei Conti, ecc.)
• assegnazione agli uffici competenti
• stampa del Registro

La produzione dei testi e degli allegati dei provvedimenti viene effettuata con Word di Microsoft Office integrato nelle sue funzionalità all'interno dell'applicazione. In questo modo è possibile utilizzare tutte le caratteristiche, sia funzionali che di formattazione "estetica" tipiche di questi prodotti, ed ottenere quindi un'alta qualità dei documenti prodotti, ed al tempo stesso l'integrazione con i dati registrati nel DataBase del sistema informativo, ottenendo celerità del processo e sicurezza sui dati riprodotti.
Sono possibili, inolte, ricerche per varie chiavi: per data di Seduta e numero, stato di avanzamento dell’atto, per parola dell’oggetto, data di pubblicazione, di esecutività, per Ufficio Proponente e per Ufficio assegnatario ecc.
Le molteplici possibilità di interrogazioni, sia analitiche che sintetiche, offrono l'opportunità di avere un completo controllo dei dati prima delle fasi di stampa, per ovviare ad eventuali errori operativi.
Parametri di configurazione permettono all'utente la personalizzazione della procedura in relazione alle proprie esigenze, nonché la modifica dei modelli di stampa secondo le esigenze dell’Ente senza l’intervento di uno specialista.
E’ prevista una funzione automatica per la trasformazione delle Delibere definitive in documenti htm e/o pdf per la pubblicazione su Internet e la successiva indicizzazione per consentire ricerche full-text sul Portale Web dell’Ente.
Molto interessante è una funzione di interrogazione della ‘storia’ di un atto in cui vengono tracciati tutti gli eventi accaduti e il relativo cambio di stato.

Gestione Determine

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Le linee guida di questa macro area sono del simili, con le dovute differenze normative, a quelle della gestione delibere. Infatti, anche in questo caso viene gestito l’iter del provvedimento in maniera dinamica e vengono gestiti tutti i testi e i relativi modelli con Microsoft Office.
La procedura prende avvio dalla creazione della proposta di determina da parte del settore proponente, assumendo una numerazione univoca all’interno del settore stesso.


Nella proposta di determina è possibile inserire le informazioni tipiche di quest’atto, distinguendo tra proposte di determinazione di impegno di spesa, di liquidazione o generiche.
Per quanto riguarda le determine di impegno di spesa e di liquidazione è forte l’integrazione con il programma di Ragioneria del pacchetto jSibac che può essere o di sola visualizzazione o di collegamento completo sia in lettura che scrittura; in questo secondo caso per le determine di impegno, il responsabile, non solo, può interrogare il proprio Peg per verificarne la disponibilità e importare i dati del capitolo di spesa, ma anche automaticamente procedere alla prenotazione del numero di impegno provvisorio.
Solo con l’apposizione del visto contabile da parte del responsabile di Ragioneria, il numero di impegno provvisorio viene trasformato in definitivo. Analogamente per le determine di liquidazione, l’applicazione, facendo riferimento al numero di impegno della determina collegata, richiede alla procedura di Ragioneria gli estremi della liquidazione.
Il tutto viene gestito con procedure di sicurezza che volgono alla completa integrazione con la ragioneria, ma nel rispetto dell’integrità e attendibilità e inconfutabilità dei dati.
In base alle scelte operate inizialmente, l'atto seguirà tutti i necessari passaggi d'ufficio per la raccolta degli eventuali pareri e della firma del dirigente responsabile, per poi venire numerato nell'apposito registro generale con una funzione automatica ed eventualmente massiva.
Sono possibili ricerche per chiavi varie (numero generale e di settore, data, parola dell’oggetto), per determine eventualmente correlate e produrre registri generali e di settore.
Come per le Delibere, è prevista una funzione automatica per la trasformazione delle Determine in documenti htm e/o pdf per la pubblicazione su Internet e la successiva indicizzazione per consentire ricerche full-text sul Portale Web dell’Ente.

Integrazione JSibac
Il pacchetto jAm è fortemente integrato con alcuni altri moduli del pacchetto jSibac; tra le funzionalità di integrazione sono da segnalare la possibilità di valorizzazione della banca dati di Uffici, Settori e Operatori attingendo automaticamente dal DataBase comune del pacchetto, l’integrazione, con diversi livelli di accesso, alla Contabilità Finanziaria di jSibac per quanto concerne l’attestazione di Copertura Finanziaria e la liquidazione di spese.
Dal modulo jAm vengono automaticamente protocollate come posta in uscita le lettere di trasmissione (alla Prefettura, ai Capigruppo ecc.) e gli avvisi di Convocazione alle sedute di Giunta e Consiglio Comunale.
Inoltre, in ottemperanza all’art. 32 della legge n.69 del 18 giugno 2009, (Eliminazione degli sprechi relativi al mantenimento di documenti in forma cartacea), la pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale vengono automaticamente pubblicati sul Portale Servizi del Comune nella funzione di Albo Pretorio on-line.