Il modulo si propone la gestione completa dell’Ufficio dei Messi Comunali, seguendo l’atto da notificare attraverso tutti gli step prescritti dalla normativa.
L’applicativo, infatti, si compone di tre sottomoduli integrati tra di loro: Gestione Notifiche, Casa Comunale, Albo Pretorio, coprendo, così, tutte le problematiche legate al Servizio.
E’, inoltre, possibile la gestione dell’Albo on-line, consentesindo così la consultazione diretta delle informazioni da parte del cittadino, fornendogli un servizio quanto più puntuale possibile.

Notifiche Messi Comunali
Il modulo registra ed organizza il lavoro da svolgere sulla pratica: a partire dall’inserimento fino alla gestione della contabilità ad essa collegata, controllando gli step previsti dagli articoli di legge.
Il Software consente la distribuzione e la pianificazione del lavoro di consegna, con l’eventuale suddivisione del territorio in zone.

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Attraverso una serie di tabelle precaricate e, allo stesso tempo, personalizzabili dal cliente e di moduli e lettere tipo utilizzabili per la produzione di stampe di varia gestione, è possibile ottimizzare e pianificare i tempi di lavoro dell’ufficio.
Inoltre, attraverso l’interazione con gli archivi di Protocollo Generale ed Anagrafe dei cittadini, è possibile operare ricerche ed importare dati comuni in modo da velocizzare il più possibile il lavoro dell’operatore. Le principali funzioni del modulo sono:

• Inserimento della richiesta di notifica, con possibilità di importazione dei dati dall’archivio Protocollo.

La funzione di inserimento consente di velocizzare le operazioni per pratiche simili (con funzioni di copia e incolla del record) e possiede utility varie per creazione massiva di pratiche.

• Consegna della notifica: gestisce i diversi esiti possibili anche con date diverse e ogni esito, se previsto in archivi di base, può dare seguito ad eventuali step successivi (passaggio in casa comunale, scarico automatico ecc)

La funzione di scarico della notifica, dopo i controlli necessari, ‘chiude’ la pratica che viene opportunamente flaggata per la contabilità e produce l’opportuna lettera per la restituzione della pratica all’Ente Richiedente di comunicazione di effettuata/non effettuata consegna. Tutti i modelli di stampa sono personalizzabili dall’utente.
Nell’ottica di workflow e di gestione automatizzata delle fasi della pratica, interessante è la funzione di Gestione Scadenze, che, una volta scelto il tipo di esito/evento su cui produrre la ricerca, dà la lista delle pratiche in scadenza per quella chiave di ricerca e permette il travaso automatico in casa Comunale.
Le stampe e visualizzazioni permettono di avere un monitoraggio completo e puntuale sullo stato delle pratiche grazie all’incrocio di diverse chiavi di ricerca (stampa registro notifiche, per pratiche in scadenza, per destinatario, per Ente richiedente, tipo atto,ecc.)

Casa Comunale

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L’inserimento nel registro della Casa comunale può avvenire o automaticamente (funzione gestione scadenze del modulo Notifiche) o manualmente. In entrambi i casi la numerazione è automatica e gestisce la multiutenza.

Una volta inserita la pratica, essa può venire ritirata e tal caso viene registrato l’evento e prodotta in automatico una ricevuta
Anche per la Casa Comunale sono previste varie visualizzazioni, ricerche e stampe, tra cui il registro cronologico.




Registro Albo Pretorio

Le notifiche e gli specifici atti (gare, concorsi, delibere, ecc.) per i quali è necessaria l’esposizione al pubblico mediante affissione all’albo pretorio, possono essere inseriti, scaricati e restituiti con la sicurezza del rispetto delle scadenze.
Il sottomodulo è integrato con la Gestione Atti Amministrativi (JAm) che automaticamente, se configurato opportunamente, può registrare all’Albo più Delibere di una stessa seduta oppure, se desiderato, effettuare il travaso dei dati di ogni singola Delibera o Determina indicata nel form di inserimento in Albo Pretorio.
Il ritiro dell’affissione è gestita con una scadenzario che consente di velocizzare le operazioni di scarico grazie ad un’operazione massiva sulle pratiche.
Inoltre si evidenzia che la Legge n.69 del 18 giugno 2009, riguardante le "Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile" pone l’obbligo per la Pubblica Amministrazione di pubblicare gli Atti sul Portale Istituzionale, pena la non validità della pubblicazione stessa.
In particolare l’art. 32, (Eliminazione degli sprechi relativi al mantenimento di documenti in forma cartacea), dispone che “a far data dal 1 gennaio 2010, gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale si intendono assolti con la pubblicazione nei propri siti informatici da parte delle amministrazioni e degli enti pubblici obbligati e che “a decorrere dal 1º gennaio 2010 …, le pubblicazioni effettuate in forma cartacea non hanno effetto di pubblicità legale” (termine prorogato al 30 giugno 2010).
La suddetta Legge, quindi, perseguendo l’obiettivo di modernizzare l’azione amministrativa mediante il ricorso agli strumenti ed alla comunicazione informatica, riconosce effetto di pubblicità legale solamente agli atti ed ai provvedimenti amministrativi pubblicati dagli Enti Pubblici sui propri siti informatici.

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A tal fine Alphasoft, per far fronte agli obblighi normativi, informa di aver implementato il software jSibac “Gestione Albo Pretorio” con le opportune funzionalità necessarie alla pubblicazione automatizzata degli atti e dei provvedimenti amministrativi sul Web. Tale soluzione arricchisce la gamma di servizi internet già sviluppati da Alphasoft ed utilizzati con soddisfazione da numerosi clienti, ponendo sempre più l’attenzione sulla necessità di dialogo che la Pubblica Amministrazione ha nei confronti dei cittadini, dei professionisti e delle imprese.