Nello scenario di modernizzazione della Pubblica Amministrazione sicuramente assume una funzione centrale la gestione del Protocollo informatico e la gestione documentale.
A tale proposito l’Alphasoft ha adeguato il proprio sistema di Protocollo Informatico alla normativa vigente (dpr 20 ottobre 1998 n.428; dpr 445/2000) e alle regole tecniche indicate dal Cnipa, rispettando in tal modo i requisiti inerenti la sicurezza e l’integrità dei dati, e l’interoperabilità tra gli Enti.
Lo scopo del sistema è di fornire uno strumento efficace per la protocollazione dei documenti e la gestione della corrispondenza dei documenti in ingresso e in uscitena dall’Ente, consentendo una gestione del ciclo di vita delle varie pratiche a cui i documenti fanno riferimento.
Il sistema infatti non si limita a risolvere la problematica di archiviazione della documentazione, ma risolve il problema della distribuzione delle pratiche all’interno degli uffici dell’Ente e del controllo dello stato di avanzamento delle varie pratiche. Il sistema fornisce strumenti per la corretta e puntuale registrazione delle informazioni dei documenti in entrata ed in uscita, per loro digitalizzazione e classificazione, e per la conseguente assegnazione delle pratiche agli uffici di competenza, garantendo il reperimento puntuale delle informazioni inserite da parte dei diversi soggetti interessati tramite strumenti di consultazione, ricerca e la stampa del materiale archiviato.
GpA (Gestione Protocollo Alphasoft) è un sistema non è da considerarsi semplicemente un programma di Gestione Protocollo, bensì un sistema integrato con la gestione documentale e il workflow. Sinteticamente, le principali caratteristiche di GpA sono:
• è indipendente dalla piattaforma (può essere installato sia su sistemi Unix/Linux sia Nt)
• è un’applicazione web-based e multiuser sia in rete locale che geografica
• integrato con la firma digitale con possibilità di firmare i documenti in uscita e verificare la firma di quelli in entrata
• la fase di segnatura in ingresso viene automatizzata in presenza di file convenzionali in formato Xml
• in caso di posta in uscita in formato digitale (posta elettronica) è possibile creare un file in formato Xml
• possibilità di gestire automaticamente la segnatura in ingresso e in uscita per la gestione della posta elettronica certificata secondo quanto indicato dal Cnipa riguardo l’Interoperabilità tra gli Enti

Il GpA è costituito da 3 moduli fondamentali:
• gestione del protocollo
• gestione documentale
• gestione del procedimento tramite workflow

Il Protocollo
L’attività di registrazione delle pratiche in ingresso ed in uscita e la conseguente archiviazione e assegnazione agli uffici di competenza, è visto da GPA come il nucleo fondamentale e centrale di tutto il sistema.
Le funzionalità base della gestione informatica del protocollo sono:
• registrazione in un archivio informatico delle informazioni riguardanti un documento;
• segnatura sul documento;
• classificazione d’archivio per l’organizzazione dei documenti;
• digitalizzazione mediante scanner dei documenti cartacei per la posta in entrata e creazione di un documento word preimpostato con i dati minimi di segnatura assegnati automaticamente dal sistema per la posta in uscita;
• assegnazione dei documenti al settore/ufficio/operatore di competenza per via telematica, anche mediante notifica via e-mail;
• creazione di un repository documentale.

Le fasi fondamentali del sistema di protocollazione dei documenti prevedono la valorizzazione dei seguenti dati obbligatori:
• generazione automatica del numero di protocollo del documento in forma non modificabile e costituito da almeno sette cifre numeriche;
• data di protocollo assegnata in automatico dal sistema in forma non modificabile;
• mittenti o destinatari in forma non modificabile;
• oggetto in forma non modificabile;
• protocollo e data del documento ricevuto;
• classificazione archivistica;
• assegnazione al settore/area competente.

Eventuali informazioni aggiuntive non obbligatorie gestite dal sistema sono:
• tipologia del documento;
• le modalità di invio o ricezione;
• flag del carattere di riservatezza che ne limita la visualizzazione ai soli utenti autorizzati;
• la data di scadenza;
• individuazione o creazione di un fascicolo-pratica di appartenenza;
• il numero del documento precedente e/o successivo;
• i riferimenti ad altri documenti;
• l’unità e l’utente che effettua la protocollazione;
• il campo per eventuali note.

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Funzioni di corollario, ma non meno indispensabili per la corretta gestione del Protocollo informatico all’interno della Pubblica Amministrazione sono, così come previsto dalla normativa vigente, la stampa del Registro giornaliero e annuale e la gestione del Registro di Emergenza e della autorizzazioni alle eventuali modifiche.
GpA consente altresì l’annullamento del documento protocollato, prevedendo una dicitura sempre visibile indicante l’annullamento, la memorizzazione e l’eventuale visualizzazione delle informazioni originali e l’identificativo dell’operatore che ha effettuato l’operazione, la data e gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
Il sistema permette la memorizzazione di tutti i passaggi del documento fra i diversi uffici dell’Ente dalla prima assegnazione fino alla conclusione del procedimento e alla sua archiviazione in modo da garantire un veloce reperimento dei documenti amministrativi registrati.
Pertanto il sistema così ideato gestisce l’operazione di “presa in carico” di documenti da parte degli uffici/settori e l’assegnazione degli stessi ad un fascicolo/pratica. Tutti i passaggi dell’iter e tutte le singole assegnazioni sono storicizzate per avere sempre a disposizione le movimentazioni avute da ciascun documento protocollato.

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Un’ampia scelta di visualizzazioni e stampe a testo libero o con diverse chiavi di ricerca tra di loro associate, consente il reperimento puntuale della pratica e del suo stato, e dell’entità (settore, ufficio e/o operatore) che ha operato o sta operando sul documento.







Integrazioni in JSibac

GpA è fortemente integrato con alcuni altri moduli del pacchetto JSibac; tra le funzionalità di integrazione sono da segnalare la possibilità di valorizzazione della banca dati dei Mittenti/Destinatari attingendo automaticamente dall’Anagrafica dei residenti e da quella dei contribuenti, nonché dalla tabella Clienti/Fornitori della procedura Contabilità Finanziaria della proposta Alphasoft.
Molto interessante, altresì, è l’integrazione del GpA con il sistema Git (Gestione Integrata Tributi) di Alphasoft che a fronte di denunce del contribuente presentate direttamente all’ufficio tributi (nuove iscrizioni, cessazioni, variazioni) vengono automaticamente creati protocolli in ingresso nell’archivio protocollo, evasi ed assegnati all’operatore/ufficio che ha istruito la pratica.

Analogamente per gli avvisi emessi nei confronti del contribuente (accertamenti, discarichi, rimborsi, rateizzazioni, …) saranno automaticamente creati protocolli in uscita nell’archivio protocollo già evasi ed assegnati all’operatore/ufficio che ha istruito la pratica

Dal modulo Gaam (Gestione atti Amministrativi – Delibere, Determine e Ordinanze Sindacali) vengono automaticamente protocollate come posta in uscita le lettere di trasmissione (alla Prefettura, ai Capigruppo ecc.) e gli avvisi di Convocazione alle sedute di Giunta e Consiglio Comunale.

Il modulo Gmc (Gestione Messi Comunali) è collegato alla Tabella di Protocollo Generale dalla quale attinge i dati di singole pratiche o di selezione di una lista dinamica di pratiche da notificare.